Rechtmatigheid
Rechtmatigheidsverantwoording
De landelijke invoeringsdatum van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld tot het boekjaar 2023, waardoor de financiële rechtmatigheid over 2022 nog onderdeel uitmaakt van de jaarrekeningcontrole van de externe accountant. Het projectteam rechtmatigheidsverantwoording, is ondanks deze tweede keer uitstel doorgegaan met de implementatie op basis van de eerdere planning. Het projectteam rechtmatigheidsverantwoording heeft op basis van het totaal van de baten en lasten over de verschillende directies/processen, geïnventariseerd welke controlewerkzaamheden al worden uitgevoerd door financiën (tweede lijn) en team Auditing (derde lijn). Daarnaast is ook de interne beheersing in het primair proces getoetst. Op basis van dit overzicht is met het oog op de rechtmatigheidscriteria beoordeeld waar nog aanvullende werkzaamheden vereist zijn. Alle werkzaamheden zijn als onderdeel van het proefdraaien over het boekjaar 2022 uitgevoerd. Er is een interne management letter opgesteld met daarin de uitkomsten van deze controlewerkzaamheden en gedeeld met alle directies. De lering die we uit deze werkzaamheden trekken nemen we mee in de definitieve implementatie in het boekjaar 2023. De belangrijkste aandachtspunten voor 2023 zijn; bewustwording van rechtmatigheidsrisico’s in het primaire proces vergroten, het juist aanbesteden van werken, leveringen en diensten en het voortdurend monitoren van uitgaven ten opzichte van de begroting. De projectgroep Rechtmatigheidsverantwoording neemt de directies zoveel mogelijk mee in het proces van de rechtmatigheidsverantwoording door uitleg te geven over het proces en nut en noodzaak. Bij de verschillende processen wordt zichtbaar aan het normenkader rechtmatigheid getoetst en worden overwegingen eenduidig vastgelegd om aan te tonen of we voldoen aan het voorwaardencriterium. Voor het monitoren van begrotingsafwijkingen maken we gebruik van de al ingerichte P&C processen en verfijnen deze waar nodig. Het beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik is geactualiseerd en eind 2022 vastgesteld door het college, zodat we hieraan kunnen toetsen of we voldoen aan dit rechtmatigheidscriterium.
Frauderisicoanalyse
Preventie van fraude heeft de afgelopen jaren een steeds prominentere rol gekregen in de jaarrekeningcontrole. De accountant dient vanaf 2022 op basis van wet- en regelgeving hier specifiek over te rapporteren in haar controleverklaring. Medio 2022 zijn we als gemeente gestart met het uitvoeren van een gemeente brede frauderisicoanalyse. De basis hiervoor is het opzetten van een integrale frauderisicoanalyse per directie. Iedere directie is verantwoordelijk voor de beheersing van frauderisico’s binnen haar eigen processen. Er zijn vanuit Concerncontrol en Auditing fraudesessies bij de directies georganiseerd. De uiteindelijke onderkende frauderisico’s zijn uitgewerkt. De drie voornaamste onderkende risico’s op basis van deze analyse zijn: Het risico op onrechtmatige verloning aan een medewerker/ Het risico op het bevoordelen van partijen vanwege omkoping of wederdienst/ Het risico op diefstal van bedrijfsmiddelen (anders dan geld) door een medewerker. In kaart is gebracht welke interne beheersmaatregelen deze risico’s ondervangen. De risico’s per directie zijn geconsolideerd tot een gemeente brede frauderisico-analyse. Uiteindelijk zal dit document jaarlijks worden geactualiseerd en als input dienen voor ons fraudepreventiebeleid.