Effectief werken
De goede dingen goed doen. We willen onze energie en capaciteit richten op resultaten die van ons gevraagd worden. Zowel van het bestuur als van onze inwoners. Dit doen wij door zo doelmatig en doeltreffend mogelijk de vraag van inwoners, bedrijven en instellingen te vertalen in organisatiedoelen en door afspraken te maken over resultaten, slimme processen en technologische innovatie.
Innovatie in administratievoering
In de begroting gaven we aan dat ontwikkelingen in administratievoering niet stil staan en de invloed van tech-bedrijven groeit, bijvoorbeeld op het gebied van dashboarding, particulier bankieren en kredietmanagement. Die ontwikkelingen willen we inzetten als versnellingsmotor om moderne oplossingen in te bedden in onze eigen processen met voor 2022 het accent op virtuele robots en verdergaande inzet van data-analyse.
We hebben het afgelopen jaar vier virtuele robots ingezet om repeterende handelingen over te nemen en zo het administratieve proces ondersteunen. Verder hebben we twee software-programma’s ingezet om door middel van data-analyse onderzoek te doen naar de effectiviteit van administratieve processen. De uitkomsten vormen de basis om de administratie steeds effectiever te maken.
De bovengenoemde aanpassingen doen we vooral “onder de motorkap” en dit zorgt voor efficiëntie binnen de administratie. “Boven de motorkap” hebben we het afgelopen jaar een stap gezet in de visualisatie van de aanbiedingsbrief die nu als uitnodigende pdf onderdeel is geworden van deze jaarrekening, in plaats van de uitgebreide tekstuele aanbiedingsbrief die we voorgaande jaren gebruikten.
Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
In 2022 hebben we het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen ondertekend. Door deel te nemen aan dit Manifest worden we in staat gesteld om een nog grotere bijdrage te leveren aan het behalen van onze maatschappelijke doelen. Wij hebben de voorbereidingen gestart om een plan te maken die aansluit bij onze doelen waarin voor elke van deze 6 thema’s het ambitieniveau wordt bepaald.
De 6 thema’s zijn grafisch weergegeven in de onderstaande afbeelding.
Digitale transformatie
In december 2021 stelde de raad de Groninger Digitale Ambities (GDA) vast. Een kaderstellend document waarin duidelijk wordt omschreven hoe wij als gemeente Groningen de uitdagingen op het gebied van digitale transformatie de komende jaren willen aangaan. Naast inhoudelijke ambities zoals digitale inclusie, dienstverlening en privacy biedt de GDA de organisatie ook integrale sturingsmiddelen om deze koers goed vast te houden. Gezamenlijkheid is hierbij één van de kernwoorden.
In 2022 hebben we verder gewerkt aan één van onze huidige digitale ambities: MijnGroningen. Heel 2022 hebben we samen met andere gemeenten het platform verder ontwikkeld voor onze inwoners. We verwachten medio 2023 de eerste producten en diensten aan onze inwoners te kunnen aanbieden.
In het kader van de verbetering van de digitale dienstverlening werkt de gemeente, via ons samenwerkingsverband Dimpact, aan de vervanging van de E-suite. Daartoe is in 2022 een nieuw programmaplan en programma-organisatie opgezet door Dimpact, die de nieuwe software in delen gaat opleveren in de periode 2023 tot en met 2026.
Naast bovenstaande trajecten, zijn het afgelopen jaar nog een aantal meerjarige programma’s rond de thema’s ‘Digitale Veiligheid’ en ‘Continuïteit en verbetering van de dienstverlening’ gestart. Deze programma’s maken deel uit van een concernbreed vastgesteld projectportfolio, welke centraal en in samenhang wordt aangestuurd. Enkele voorbeelden van deze programma’s zijn VASD (Vervanging Applicaties Sociaal Domein) en de aanbesteding en implementatie van iBurgerzaken.
Outsourcing ICT
De modernisering van de ICT-voorzieningen (van nieuwe pc’s, de overgang naar Windows 10 tot en met de vervanging van de ICT-systemen) is zo goed als afgerond. Ondertussen is het korte termijn advies uit de herijkte sourcing strategie, te weten het terugnemen van een aantal diensten, uitgevoerd. Voor de strategie op de langere termijn wordt nog vastgesteld op welke wijze generieke ICT (de ICT middelen die door alle medewerkers gebruikt worden, zoals Microsoft Office pakketten) in de markt gezet kan worden om zodoende de best passende leveranciers aan de gemeente Groningen te koppelen. Na definitieve besluitvorming kan een Programma worden opgestart om hier de komende jaren verder invulling aan te geven.
Informatieveiligheid
Adequate beveiliging van onze gegevens en bijbehorende systemen is één van onze belangrijkste speerpunten. Dit maakt dat we continu gericht zijn op de vraag: “zijn onze gegevens en systemen voldoende beveiligd?”. Vanuit de gemeentelijke organisatie hebben we extra inspanning geleverd om ervoor te zorgen dat we de juiste maatregelen treffen m.b.t. de security van onze systemen. Vanuit de gemeentelijke organisatie leveren we een extra inspanning om ervoor te zorgen dat door Fujitsu de juiste maatregelen worden getroffen met betrekking tot de security van onze systemen. Ook volgen we de relevante wet- en regelgeving en investeren in verbetering waar nodig. Dit toetsen we onder meer via de landelijke ENSIA methodiek en door onze onafhankelijke accountant. Ook investeren we blijvend in bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers op dit gebied. In 2022 voerden we bijvoorbeeld 2 phishing testen uit. Daarnaast heeft 80% van de medewerkers het Digitaal Rijbewijs voltooid en loopt 87% op schema (nieuwe medewerkers hebben 3 maanden de tijd om hun rijbewijs te halen). In de Cyber Security maand namen we informatieve journaals op voor de bewustwording van informatiebeheer inclusief twee webinars en drie rondleidingen door het archief. We organiseerden een lezing in het Forum op 9 juni 2022 met als spreker Daniel Verlaan, de Techjournalist van het RTL.